Ordem de Serviço DFORSP Nº. 59, DE 21 DE novembro DE 2024.

Regulamenta os procedimentos para a gestão documental de Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito.

A JUÍZA FEDERAL VICE-DIRETORA DO FORO E CORREGEDORA PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU EM SÃO PAULO, DRA. SÍLVIA MELO DA MATTA, no uso de suas atribuições legais e regulamentares,

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO os termos do Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade da Documentação Unificada – Área Fim (TTDU), do Conselho Nacional de Justiça;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 886, de 29 de abril de 2024, do Conselho da Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e seus instrumentos;

CONSIDERANDO os termos da Ordem de Serviço n.º 1, de 12 de abril de 2007, da Diretoria do Foro, que implantou o Programa de Gestão Documental na Seção Judiciária São Paulo;

CONSIDERANDO o teor do expediente n.º 0006408-98.2024.4.03.8001;

RESOLVE:

Art. 1.º Regulamentar os procedimentos de gestão documental para os Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito.

Art. 2.º Serão encaminhados às Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental - CSAGDs os processos sem pendências e com todos os volumes.

Art. 3.º A Secretaria da Vara deverá inserir etiqueta de GUARDA PERMANENTE na capa e enviar na íntegra para as CSAGDs os seguintes processos:

I - que tenham sido afetados ao rito dos recursos repetitivos;

II - representativos da controvérsia;

III - os incidentes de resolução de demandas repetitivas;

IV - os incidentes de assunção de competência e de arguição de inconstitucionalidade;

V - demais processos que atendam a critério de guarda permanente.

Art. 4.º Fica facultado às Varas, quando da descida dos recursos e incidentes descritos no artigo anterior, juntar por linha ou proceder ao traslado, ao processo principal, dos seguintes documentos originais: petição inicial (salvo se já constar nos autos principais), demais petições das partes, todas as decisões, certidão de trânsito em julgado ou de decurso de prazo e demais documentos relevantes ao processo.

§1.º Tendo efetuada a juntada por linha, quando do envio dos autos principais ao Arquivo, a Vara deverá trasladar os documentos originais aos autos principais.

§2.º Nos casos em que os autos principais estejam arquivados, as Varas deverão solicitar o desarquivamento do feito para o traslado dos documentos e, na sequência, encaminhá-los de volta ao Arquivo.

§3.º Quando os autos principais estiverem nos Órgãos Recursais, fica facultado às Varas o envio, por ofício, das peças para o traslado, ou a permanência dos feitos em secretaria, aguardando-se a descida dos principais.

DA GESTÃO DOCUMENTAL DOS AGRAVOS DE INSTRUMENTO RECEBIDOS NAS VARAS

Art. 5.° Após o traslado da petição inicial (se caso), das demais petições das partes, de todas as decisões, da certidão de trânsito em julgado ou de decurso de prazo e dos demais documentos relevantes ao processo e, verificada a inexistência de admissão de subida de recurso especial e/ou extraordinário, a Vara encaminhará o material, formado pelas capas dos autos e seu conteúdo remanescente, às Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental (CSAGDs) para anotações no sistema e fragmentação.

§1.º Para fins de conferência pelas Comissões Setoriais, as Varas deverão inserir, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), o ofício de encaminhamento do material acima descrito.

§2.º As Comissões Setoriais, após a conferência do conteúdo encaminhado pelas Varas, procederão ao devido lançamento da baixa de eliminação no sistema processual de primeiro grau.

§3.º As Comissões Setoriais farão, em seguida, o encaminhamento do processo SEI à Divisão de Arquivo e Gestão Documental (DAGE), do Tribunal Regional Federal da 3ª Região, informando o lançamento da baixa de eliminação no sistema processual de primeiro grau.

DA GESTÃO DOCUMENTAL DOS INCIDENTES PROCESSUAIS AUTUADOS EM APARTADO E RECURSOS EM SENTIDO ESTRITO RECEBIDOS NAS VARAS

Art. 6.º Após o traslado da petição inicial (se caso), das demais petições das partes, de todas as decisões, da certidão de trânsito em julgado ou de decurso de prazo e dos demais documentos relevantes ao processo e, verificada a inexistência de admissão de subida de recurso especial e/ou extraordinário, a Vara deverá proceder à baixa dos autos, por meio de rotina própria, no sistema processual eletrônico, e, na sequência, encaminhar o conteúdo remanescente dos autos às CSAGDs.

§1.º Para fins de conferência pelas Comissões Setoriais, as Varas deverão inserir, no SEI, o ofício de encaminhamento do material acima descrito.

§2.º Após conferência da conformidade do material recebido com a listagem de processos juntada por meio do ofício, as CSAGDs providenciarão o descarte.

DA GESTÃO DOCUMENTAL DOS AGRAVOS DE INSTRUMENTO, DOS INCIDENTES PROCESSUAIS AUTUADOS EM APARTADO E DOS RECURSOS EM SENTIDO ESTRITO ARQUIVADOS COM BAIXA FINDO

Art. 7.º Para os casos em que Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito estejam com baixa findo no Arquivo, as Comissões Setoriais deverão proceder ao desarquivamento gradual para gestão documental.

§1.º Os seguintes documentos originais deverão ser retirados e arquivados em pasta própria, com o respectivo lançamento de controle de pasta, em rotina específica, no sistema processual: petição inicial, todas as decisões, certidão de trânsito em julgado ou decurso de prazo e demais documentos relevantes ao processo.

§2.º Os autos deverão ser relacionados em lista, a qual será encaminhada por meio de processo SEI à Seção de Avaliação de Autos Findos (SUAA), que providenciará a publicação de edital de eliminação.

§3.° Após o prazo previsto nas normas vigentes, se não houver manifestação das partes, os autos serão encaminhados pelas Comissões Setoriais para fragmentação.

DA GESTÃO DOCUMENTAL DOS AGRAVOS DE INSTRUMENTO, DOS INCIDENTES PROCESSUAIS AUTUADOS EM APARTADO E DOS RECURSOS EM SENTIDO ESTRITO DIGITALIZADOS PARA TRAMITAÇÃO

Art. 8.º Para os casos em que os Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito que subiram por traslado, e que tenham sido digitalizados para tramitação, a Vara encaminhará os processos às CSAGDs para anotações no sistema processual e fragmentação, independentemente de traslado.

§1.º Para fins de conferência de recebimento pelas Comissões Setoriais, as Varas deverão inserir, no processo SEI, o ofício com a listagem dos processos digitalizados (autos físicos) encaminhados.

§2.º As Comissões Setoriais, após a conferência do conteúdo encaminhado pelas Varas, procederão ao devido lançamento da baixa de eliminação no sistema processual eletrônico e encaminhamento do material à eliminação.

§3.º Para os processos que tenham numeração de cadastro da primeira instância, as Varas deverão proceder à baixa dos autos no sistema processual de primeiro grau, e, em seguida, encaminhar os autos físicos às CSAGDs.

§4.º Para os processos com numeração de cadastro de segunda instância, as Comissões Setoriais farão encaminhamento do processo SEI à DAGE, do Tribunal Regional Federal da 3ª Região, informando o lançamento da baixa de eliminação no sistema processual de primeiro grau.

§ 5.º Caberá às Secretarias das Varas conferir os documentos digitalizados dos processos no PJe do primeiro ou segundo grau, certificar no PJe a conferência das peças, a fim de encaminhar para eliminação nos termos desta Ordem de Serviço.

DA GESTÃO DOCUMENTAL DOS AGRAVOS DE INSTRUMENTO, DOS INCIDENTES PROCESSUAIS AUTUADOS EM APARTADO E DOS RECURSOS EM SENTIDO ESTRITO FINDOS EM SUPORTE FÍSICO CUJOS AUTOS PRINCIPAIS FORAM DIGITALIZADOS

Art. 9.º Para os Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito findos em suporte papel, cujos respectivos processos de origem tenham sido digitalizados para tramitação, caberá à Vara proceder à digitalização das peças que seriam trasladadas e, em seguida, juntá-las ao processo de origem em tramitação no PJe, certificando.

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 10. As Varas, quando da juntada, em processo SEI, do ofício de encaminhamento do material às CSAGDs deverão informar se a listagem dos processos remetidos trata de feitos digitalizados ou findos em suporte papel.

Art. 11. Os Agravos, os Incidentes Processuais autuados em apartado e os Recursos em Sentido Estrito baixados do Egrégio Tribunal Regional Federal da 3ª Região não serão enviados ao Arquivo, a partir da publicação desta Ordem de Serviço.

Art. 12. Caberá à Divisão de Gestão Documental (DUGE) o encaminhamento de comunicado às CSAGDs, especificando as rotinas do sistema processual eletrônico que deverão ser utilizadas.

Art. 13. Eventuais omissões ou dúvidas acerca do cumprimento desta Ordem de Serviço deverão ser sanadas pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGD/SP).

Art. 14. Fica revogada a Ordem de Serviço n.º 03/2016, desta Diretoria do Foro, e demais disposições em contrário.

Art. 15. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.