Ordem de Serviço DFORSP Nº. 71, DE 07 DE abril DE 2025.

Institui o Plano de Gestão Documental no âmbito da Justiça Federal de 1.º Grau em São Paulo.

O JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU – SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, DR. PAULO CESAR CONRADO, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO a Resolução n.º 324, de 30 de junho de 2020, do Conselho Nacional de Justiça, que institui diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispõe sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário – Proname;

CONSIDERANDO a Resolução CNJ n.º 469, de 31 de agosto de 2022, do Conselho Nacional da Justiça, que estabelece parâmetros (diretrizes e normas) para as ações de digitalização de documentos judiciais e administrativos, bem como para a gestão desses documentos digitalizados;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 886, de 29 de abril de 2024, do Conselho de Justiça Federal, que dispõe sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1º e 2º graus, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e seus instrumentos;

CONSIDERANDO o Provimento Conjunto PRES/CORE n.º 1, de 25 de março de 2019, que institui o Programa Simplificado de Extinção das Execuções Fiscais - PSE Fiscal, para extinção, por meio eletrônico, dos processos de execução fiscal ajuizados em meio físico;

CONSIDERANDO a Resolução Conjunta PRES/CORE n.º 14, de 20 de janeiro de 2021, que regulamenta os procedimentos para a eliminação de processos físicos em tramitação, no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região, após a sua digitalização e migração para o Sistema Processo Judicial Eletrônico – PJe;

CONSIDERANDO os termos da Ordem de Serviço n.º 59, de 21 de novembro de 2024, da Diretoria do Foro, que regulamenta os procedimentos para a gestão documental de Agravos de Instrumento, Incidentes Processuais autuados em apartado e Recursos em Sentido Estrito;

CONSIDERANDO a orientação da Corregedoria Regional da Justiça Federal da 3ª Região quanto à implementação de providências para auxílio dos serviços acessórios de gestão documental para a efetiva redução do acervo de processos físicos, nos termos da Inspeção Administrativa de Avaliação 2024 (doc. SEI 10567512 fls. 67);

CONSIDERANDO o elevado custo para guarda de processos judiciais e documentos administrativos e o déficit de espaço físico nas subseções judiciárias da Justiça Federal de Primeiro Grau de São Paulo;

CONSIDERANDO o teor do expediente n.º 0007201-37.2024.4.03.8001;

RESOLVE:

Art. 1.º Instituir o Plano de Gestão Documental no âmbito da Justiça Federal de 1.º Grau em São Paulo.

DOS PROCESSOS DE GUARDA PERMANENTE

Art. 2.º Os processos físicos cíveis destinados à guarda permanente e todos os processos criminais desarquivados e virtualizados pela Central de Digitalização - CENTRAL DIGI/DIPJ que foram integralmente digitalizados e convertidos para tramitação eletrônica, serão arquivados pela Divisão de Arquivo e de Depósito Judicial - DUDJ no Galpão da Justiça Federal.

Art. 3.º As unidades judiciais das subseções judiciárias da Justiça Federal de Primeiro Grau em São Paulo deverão remeter ao Galpão da Justiça Federal, localizado na 44ª Subseção Judiciária de Barueri, no prazo de 120 (cento e vinte) dias:

I- os processos físicos cíveis que atendam aos critérios de destinação para guarda permanente, virtualizados no Projeto 100% PJe;

II- todos os processos criminais, inclusive os de Execução Criminal, do Tribunal do Júri e dos Juizados Especiais Criminais que foram digitalizados integralmente e convertidos para tramitação eletrônica.

Art. 4.º A listagem dos processos físicos cíveis de guarda permanente e dos processos criminais virtualizados, ainda não remetidos para o Galpão da Justiça Federal-SP, será atualizada e fornecida com informação e filtro da localização lançada no sistema processual da Justiça Federal pelas secretarias de varas.

Art. 5.º A listagem dos processos originalmente distribuídos a varas extintas ou convertidas em varas com competência materialmente diversa será informada pela Divisão de Arquivo e Depósito Judicial - DUDJ à Divisão de Apoio Judiciário - DUAJ, que procederá à solicitação de redistribuição, no sistema informatizado da 3.ª Região, para a unidade judicial dos correspondentes autos eletrônicos junto à Secretaria de Tecnologia da Informação – SETI.

Parágrafo único. Os procedimentos para a remessa e arquivamento no Galpão da Justiça Federal - SP é atribuição das varas às quais destinados os processos físicos virtualizados objeto de redistribuição.

Art. 6.º Os Núcleos e Divisões de Apoio Administrativo e Regional (NUARs, DUADs e DUARs) serão responsáveis por providenciar e acompanhar o carregamento do veículo de transporte da Justiça Federal - SP com os processos que atendam aos termos do art. 2.º, encaminhados pelas unidades judiciais do respectivo Fórum/Subseção.

Parágrafo único. Os processos serão destinados à Divisão de Arquivo e Depósito Judicial - DUDJ, unidade administrativa responsável por gerenciar o recebimento, o armazenamento, a movimentação física e da conservação dos documentos produzidos e recebidos pela Justiça Federal de 1º Grau em São Paulo.

Art. 7.º A remessa, transporte e armazenamento dos processos virtualizados serão efetuados em caixas de papelão de 20kg.

§ 1.º A Subsecretaria de Contratação de Serviços Administrativos e Aquisições - UMAD será responsável por fornecer e enviar caixas de 20 kg aos NUARs, DUADs e DUARs.

§ 2.º A coleta das caixas de 20 kg com os processos virtualizados dos Fóruns da Capital e da Grande São Paulo dar-se-á por meio de solicitação de transporte à Seção de Segurança e Transportes - SUST, via Sistema dos Chamados Administrativos - SICAD.

§ 3.º A coleta das caixas de 20 kg dos demais Fóruns observará o cronograma de transporte/viagens predeterminado pela SUST.

Art. 8.º Os processos físicos digitalizados com temporalidade diversa de guarda permanente e com demanda distinta de matéria criminal e, portanto, elimináveis, não poderão ser encaminhados para arquivamento no Galpão da Justiça Federal.

Art. 9.º Sempre que necessário, poderá ser solicitado o desarquivamento dos autos físicos virtualizados e, posteriormente, o seu rearquivamento.

Art. 10. As orientações e o fluxo dos procedimentos a serem observados para a remessa e o arquivamento de processos no Galpão da Justiça Federal serão disponibilizados na intranet da Justiça, por meio do link https://www.jfsp.jus.br/intranet/aat .

DOS PROCESSOS VIRTUALIZADOS

Art. 11. Os processos virtualizados no Projeto 100% PJe, excluídos aqueles de guarda permanente, serão objeto de seleção antecipada para eliminação, nos termos do Capítulo V da Resolução CNJ n.º 469, de 31 de agosto de 2022, que dispõe sobre a seleção e eliminação antecipada de processos físicos judiciais e administrativos após a digitalização.

§ 1.º A listagem dos processos que serão objeto de seleção antecipada para eliminação será disponibilizada com informação e filtro da localização lançada no sistema processual da Justiça Federal pelas secretarias de varas.

§ 2.º Caberá às varas em se tratando dos processos virtualizados no Projeto 100% PJe, excluídos aqueles de guarda permanente:

I - verificar se há documentos originais nos autos;

II - proceder a sua retirada; e

III - inserir certidão lavrada por servidor, de conformidade dos autos digitais com os físicos, nos termos do art. 19, incisos I e II da Resolução CNJ n.º 469/2022.

§ 3.º As Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental realizarão o levantamento do acervo que esteja apto para eliminação, com a elaboração do respectivo edital, nos prazos previstos, observando os termos dos arts. 18 a 20 da Resolução CNJ n.º 469/2022.

§ 4.º As orientações para a elaboração e publicação de edital de eliminação antecipada estão disponíveis na intranet, no seguinte por meio do link https://www.jfsp.jus.br/intranet/gestao-documental/comunicados/passo-a-passo-autos-virtualizados.

§ 5.º Os processos de execuções fiscais da Seção Judiciária de São Paulo que se encontram no Galpão da Justiça Federal e em arquivo terceirizado ficam dispensados da conferência de conformidade dos autos físicos com os digitais, do lançamento de certidão por servidor e do lançamento do número da(s) Certidão(ões) de Dívida Ativa (CDA) no sistema de processo eletrônico e, ficando, nesses termos, autorizada a elaboração de edital de eliminação nos prazos previstos.

Art. 12. Caso seja identificada, durante a análise a que se refere o art. 11, matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental para guarda permanente dos autos físicos digitalizados, observando-se o procedimento descrito no art. 22 da Resolução CJF n.º 886/2024.

DO PROGRAMA SIMPLIFICADO DE EXTINÇÃO DAS EXECUÇÕES FISCAIS - PSE FISCAL

Art. 13. Processos extintos no âmbito do Programa Simplificado de Extinção das Execuções Fiscais - PSE Fiscal serão objeto de eliminação.

§ 1.º A listagem dos processos do PSE Fiscal fornecida pela Procuradoria da Fazenda Nacional, por fórum, deverá ser cotejada com o Sistema PJe para verificação da efetiva localização.

§ 2.º Nos processos que se encontram nas varas, caberá às secretarias verificar se há documentos originais, proceder à sua retirada e conferir o lançamento do número da(s) Certidão(ões) de Dívida Ativa (CDA) em execução, no sistema de processo eletrônico.

§ 3.º Caberá às Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental o levantamento do acervo apto para eliminação, a separação da guarda amostral, e, se, em termos, a elaboração do edital, nos prazos previstos, para efetiva eliminação, tendo em vista que, conforme o Guia de Aplicação da Tabela de Temporalidade da Documentação Unificada - área Fim (TTDU), a guarda da petição inicial e da Certidão de Dívida Ativa (CDA) poderá ser substituída pela preservação do registro do número da certidão em execução no sistema de processo eletrônico utilizado pelo órgão.

§ 4.º Em relação aos processos que se encontram em com o status ''Arquivado na JF (Galpão JF)'' e ''Arquivado no Arquivo Terceirizado'', caberá à CPAGD-SP a elaboração de edital de eliminação, nos prazos previstos, procedendo à separação da guarda amostral, e sendo dispensada a extração de documentos originais e a conferência do lançamento do número da(s) Certidão(ões) de Dívida Ativa (CDA) respectiva no sistema de processo eletrônico.

§ 5.º Nos casos dos §§ 3.º e 4.º supra, a definição de guarda amostral deverá observar a essência do conceito do Programa Simplificado de Extinção das Execuções Fiscais que, de acordo com o Provimento Conjunto PRES/CORE n.º 1/2019, visou a simplificar a extinção a requerimento do credor, por meio eletrônico, dos processos de execução fiscal em suporte físico, assegurando celeridade processual e redução da utilização de papel devendo, nesse sentido, o cálculo para guarda amostral deve ser parametrizado ao mínimo percentual possível, tendendo a 1%.

§ 6.º A atualização da listagem dos processos judiciais extintos no âmbito do PSE Fiscal será requisitada pelas Comissões sempre que necessário para que seja realizado o mesmo procedimento.

DOS AGRAVOS DE INSTRUMENTO

Art. 14. Agravos de instrumento, incidentes processuais autuados em apartado e recursos em sentido estrito deverão observar o disposto na Ordem de Serviço DFORSP n.º 59/2024 para sua gestão.

DOS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

Art. 15. São passíveis de eliminação ou de seleção para guarda permanente os documentos e processos administrativos e judiciais definitivamente arquivados, após cumprida a temporalidade, conforme previsto nos arts. 29 e 30 da Resolução CJF n.º 886/2024.

Art. 16. Os documentos facultativos, que não encontram previsão específica no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, e aos os documentos obrigatórios estipulados pelo Provimento CORE n.º 01/2020, a critério do Juízo Federal, poderão ser classificados como de guarda permanente.

Art. 17. A gestão dos documentos institucionais administrativos gerados em expediente SEI serão objeto de regulamentação própria.

DA FRAGMENTAÇÃO E DO DESCARTE

Art. 18. A unidade geradora responsável pela triagem e disponibilização dos documentos passíveis de eliminação deverá depositá-los em caixas especialmente reservadas à coleta seletiva, localizadas em cada unidade visando à posterior fragmentação.

§ 1.º As áreas de apoio administrativo dos fóruns são responsáveis pelo fornecimento e acomodação das caixas coletoras, em cada unidade geradora, as quais serão obrigatoriamente identificadas com o cartaz de gestão documental disponibilizado pela Divisão de Gestão Documental e Memória – DUGE.

§ 2.º O material descartado depositado nas caixas coletoras será encaminhado pela unidade geradora, sempre que necessário, às áreas responsáveis pela sua fragmentação e eliminação, mediante reciclagem e destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos, nos termos do art. 31 da Resolução CJF n.º 886/2024.

§ 3.º São áreas responsáveis pela fragmentação e eliminação as Divisões de Apoio Administrativo em relação aos respectivos fóruns federais situados na 1.ª Subseção Judiciária de São Paulo, e as Divisões e Núcleos de Apoio Regional relativamente aos fóruns federais situados nas demais Subseções Judiciárias do Estado de São Paulo.

§ 4.ºAs Subseções Judiciárias deverão firmar Acordo de Cooperação com associações e cooperativas de catadores de materiais recicláveis, na localidade ou na região, com o fito de destinar o produto da fragmentação.

§ 5.º O produto obtido após a fragmentação será pesado e o resultado apurado deverá ser informado, no prazo de 5 (cinco) dias, à Divisão de Gestão Documental, via e-mail, no endereço postal eletrônico admsp-duge@trf3.jus.br para inserção na intranet.

§ 6.º Recomenda-se às unidades geradoras que promovam o registro do procedimento de eliminação adotado, com especificação do material descartado, por intermédio de certidão lavrada pelo servidor responsável, a ser anexada em processo SEI.

Art. 19. As orientações para a gestão e eliminação de documentos administrativos, agravos de instrumento e processos virtualizados no Projeto 100% PJe estão disponíveis na intranet, por meio do link https://www.jfsp.jus.br/intranet/gestao-documental/como-fazer.

DA REGRA TRANSITÓRIA

Art. 20. Quando finalizada e homologada a migração da base de dados de processos do sistema MUMPS para o PJe, conforme projeto em operação pela Assessoria de Gestão de Sistemas - AGES do E. TRF3, a CPAGD-SP realizará análise oportuna, visando à definição de diretrizes para gestão e eliminação dos processos físicos, avaliando a possibilidade de se adotar para os processos cujos dados tiverem sido migrados o mesmo procedimento de eliminação antecipada aplicado aos processos virtualizados.

Parágrafo único. Decorridos seis meses da vigência desta Ordem de Serviço, caso não finalizada a migração, deverá ser formulada consulta à AGES acerca do status do projeto de migração.

DAS CONSIDERAÇÕES FINAIS

Art. 21. Caberá à Divisão de Gestão Documental proceder às orientações e ministrar os treinamentos às varas federais, Comissões Setoriais de Avaliação e Gestão Documental, DUADs, DUARs e aos NUARs.

Art. 22. Com vistas a atender as recomendações da Corregedoria Regional da Justiça Federal da 3.ª Região, dentre elas a redução progressiva do acervo, e buscando fomentar a gestão documental, as Comissões Setoriais deverão apresentar, nos meses de junho e dezembro de cada ano, relatório com as informações dos editais de eliminação de processos e documentos administrativos publicados, quantidade de processos e documentos e quantidade de material encaminhado para reciclagem.

Parágrafo único. A Divisão de Gestão Documental submeterá os relatórios à CPAGD-SP, inclusive para fins de reiteração junto às unidades que, por ventura, não os apresentem no prazo assinalado.

Art. 23. Ficam revogadas a Ordem de Serviço DFORSP n.º 01, de 12 de abril de 2007, e a Ordem de Serviço n.º 07, de 25 de setembro de 2018, da Diretoria do Foro.

Art. 24. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.