ORDEM DE SERVIÇO Nº 4, DE 01 DE JUNHO DE 2016.

Dispõe sobre a inclusão dos formulários no Sistema SEI.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições regimentais,

CONSIDERANDO a Resolução nº 310, de 26 de novembro de 2012, da Presidência deste Tribunal, que dispõe sobre a implantação do Processo Administrativo Eletrônico (SEI) na Justiça Federal da 3ª Região;

CONSIDERANDO a existência de mais de um formulário, disponíveis na intranet e no sistema SEI, com a mesma finalidade;

CONSIDERANDO a necessidade de otimizar a comunicação com as unidades administrativas por meio do Sistema SEI;

CONSIDERANDO o expediente SEI nº 0006751-78.2016.4.03.8000,

DETERMINA:

Art. 1º Todas as unidades administrativas que possuírem formulários na intranet do Tribunal, versão pdf, deverão providenciar sua substituição por formulário no Sistema Eletrônico de Informação -SEI, mediante abertura de chamado no callcenter de informática.

§ 1º Somente permanecerá disponibilizado na intranet do Tribunal o formulário cujo processamento não possa ser realizado via sistema SEI, após justificativa da unidade gestora.

§ 2º A Assessoria de Desenvolvimento Integrado e Gestão Estratégica - ADEG desabilitará os formulários disponíveis na intranet, na medida em que seus correspondentes estejam disponíveis no sistema SEI.

Art. 2º A fim de dar cumprimento ao disposto no artigo 1º, a ADEG encaminhará às unidades administrativas do Tribunal, planilha contendo os seguintes campos:

I - código do formulário, caso exista;

II - nome do formulário e localização (intranet e sistema SEI, quando o caso);

III - unidade responsável;

IV - órgãos/unidades que utilizam o formulário;

V - objetivo do formulário;

VI - justificativa para manutenção do formulário na intranet, quando o caso.

Parágrafo único. As planilhas deverão ser encaminhas à ADEG, devidamente preenchidas, no prazo de 30 dias.

Art. 3º As unidades da Justiça Federal da 3ª Região, nos chamados no callcenter de informática para elaboração de formulários no sistema SEI, deverão informar:

I - a inexistência de outro formulário com a mesma finalidade no sistema SEI;

II - a unidade responsável pelo formulário;

III - o nome do formulário;

IV - o motivo da criação (mencionar a norma interna/externa, quando houver);

V - os usuários do formulário (servidores, magistrados, unidades administrativas);

VI - o objetivo do formulário;

VII - o layout do formulário proposto, anexando o modelo e informando os campos editáveis.

§1º As unidades gestoras deverão zelar para que não seja solicitada a elaboração de formulários sem a anuência prévia do gestor quanto ao layout ou em duplicidade, promovendo, sempre que possível, a unificação de formulários com a mesma finalidade, utilizados no Tribunal e nas Seções Judiciárias.

§2º Não sendo possível a unificação de formulários prevista no § 1º, o solicitante deverá justificar a duplicidade na abertura do chamado.

§3º As solicitações que não observarem os requisitos estabelecidos neste artigo serão devolvidas ao solicitante para complementação.

Art. 4º Os formulários, no sistema SEI, serão elaborados pela Subsecretaria de Documentação e Divulgação (UDOC), observando os seguintes critérios:

I - o formulário conterá as seguintes seções:

a) cabeçalho: espaço não editável, contendo o brasão, símbolo da República Federativa do Brasil, e a identificação do órgão criador;

b) título: espaço não editável, contendo o nome do formulário e, caso necessário, a identificação da unidade gestora do formulário;

c) corpo: espaço contendo os campos editáveis e não editáveis, de acordo com o pedido da unidade solicitante;

d) rodapé: espaço contendo o número do documento e do processo;

e) assinatura: espaço destinado à assinatura do usuário, localizado no final do formulário;

II - o layout será elaborado mediante as ferramentas disponíveis no sistema, não sendo, por isso, permitida a utilização de elementos gráficos e fontes estrangeiras;

§1º O formulário somente será disponibilizado no sistema SEI após aprovação do layout pelo responsável da unidade solicitante.

§2º A identificação dos formulários, na relação de documentos do sistema SEI, será precedida da sigla "FORM".

§3º Caberá à UDOC, no prazo de 180 dias, providenciar a adequação dos nomes dos formulários existentes no sistema SEI ao padrão estabelecido no parágrafo 2º deste artigo, com base nas informações fornecidas pela ADEG a respeito dos formulários que permanecerão ativos, conforme disposto no artigo 2º.

Art. 5º Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

Documento assinado eletronicamente por Cecilia Maria Piedra Marcondes, Desembargadora Federal Presidente, em 17/06/2016, às 16:57, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

Disponibilizada no Diário Eletrônico da Justiça Federal da 3ª Região em 21/06/2016, Caderno Administrativo, págs. 1 e 2. Considera-se data de publicação o primeiro dia útil subsequente à data acima mencionada, nos termos do art. 4º, §§ 3º e 4º, da Lei 11.419/2006.