PORTARIA PRES Nº 3131, DE 15 DE JUNHO DE 2023

Dispõe sobre a realização de eventos e solenidades de posse e institui a Comissão Permanente de Apoio à Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais do TRF3.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 3.ª REGIÃO, no uso de suas atribuições regimentais,

CONSIDERANDO a necessidade de atender adequadamente o aumento pontual de demandas relacionadas aos eventos/solenidades de posse realizados neste Tribunal;

CONSIDERANDO que as reuniões e solenidades em formato híbrido exigem quantitativo maior de cerimonialistas para um evento/solenidade de posse;

CONSIDERANDO o expediente SEI n.º 0037567-33.2022.4.03.8000,

R E S O L V E:

Art. 1.º Na realização dos eventos e solenidades de posse no TRF da 3.ª Região, a Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais - ACER, sempre que necessário, receberá apoio de outras unidades para realizar as seguintes atividades:

I - Secretaria da Administração - SADI:

a) organizar e realizar o atendimento para serviço de água e café, providenciando o atendimento de copeiras/garçons durante o horário do evento/solenidade de posse;

b) providenciar oferta de água nas áreas comuns para convidados(as) e visitantes;

c) organizar e realizar o ajuste do horário de funcionamento do ar condicionado, garantindo a devida climatização dos ambientes utilizados;

d) organizar, realizar ajustes prévios e acompanhar o andamento do evento/solenidade de posse para atendimento de eventuais necessidades (serviço de café/água, ar-condicionado, iluminação, manutenção predial, mobiliário, limpeza etc.);

e) manter os sanitários limpos, com material de reposição e equipe de prontidão nos andares onde o evento/solenidade de posse ocorrerá;

f) providenciar, quando necessário, materiais extras necessários ao evento/solenidade de posse (blocos, canetas etc.);

g) providenciar a instalação de equipamentos extras para impressão, quando necessário;

h) providenciar, quando necessário, a contratação de tradutores(as) e intérpretes de línguas, inclusive LIBRAS;

i) providenciar, quando solicitado, a contratação e o acompanhamento da execução do serviço de coffee break;

j) providenciar a contratação de serviços necessários à execução do evento/solenidade de posse (exemplo: aparelhos de ar-condicionado para eventos externos) e acompanhar a instalação;

k) providenciar a confecção de placas comemorativas e de homenagens de acordo com os modelos desenvolvidos pela ACOM;

l) providenciar a impressão de convites e outros materiais que demandem impressão específica, de acordo com os modelos desenvolvidos pela ACOM, e manter estoque necessário dos materiais para impressão;

m) realizar o projeto de layout dos eventos/solenidade de posse, quando solicitado, realizar a montagem e desmontagem e acompanhar o evento/solenidade de posse para o caso de necessidades eventuais de ajustes imediatos;

n) providenciar o mobiliário necessário à montagem do layout aprovado para o evento/solenidade de posse;

o) atentar para as necessidades, critérios de segurança e condições contratuais impostas para uso dos locais de eventos externos ao TRF3;

p) providenciar a contratação de serviço para confecção das Togas, manter estoque e disponibilizar material aos Magistrados;

q) providenciar a contratação de serviço para confecção de Colares e de Medalhas do Mérito Judiciário “Ministro Pedro Lessa”.

II - Secretaria de Segurança Institucional - SSEG:

a) autorizar acesso das autoridades visitantes à garagem;

b) autorizar acesso à garagem para carga/descarga dos veículos dos serviços de apoio;

c) definir, em conjunto com a ACER, os locais de acesso e as rotas das autoridades nos eventos/solenidade de posse;

d) auxiliar no acesso das autoridades convidadas às instalações do TRF3;

e) auxiliar no fluxo dos(as) convidados(as) e autoridades no deslocamento pelos elevadores;

f) recepcionar as autoridades visitantes (garagem ou térreo) e acompanhar o deslocamento interno;

g) auxiliar no direcionamento e acomodação dos(as) convidados(as) nos locais designados pela ACER;

h) acompanhar, se o caso, a continuidade externa dos eventos/solenidade de posse (almoço, jantar, deslocamento etc.);

i) realizar o transporte de autoridades e servidores(as) envolvidos(as) no evento/solenidade de posse, em viaturas oficiais (ida ao local do evento e volta ao TRF3, inclusive nas visitas técnicas prévias);

j) realizar o atendimento às solicitações de traslado das autoridades, quando solicitado;

k) realizar o transporte de materiais necessários ao evento/solenidade de posse;

l) realizar contato com ACER para informar da previsão de chegada da Presidência ao local de evento externo;

m) acompanhar o andamento do evento/solenidade de posse para segurança e eventuais necessidades da Presidência;

n) acompanhar a Presidência na saída do evento/solenidade de posse;

o) recepcionar e acompanhar as equipes de segurança de outros órgãos e instituições nos eventos/solenidades de posse e nas visitas precursoras.

III - Secretaria de Tecnologia da Informação - SETI:

a) disponibilizar equipamentos e infraestrutura de hardware e software que necessários à realização do evento/solenidade de posse;

b) realizar testes prévios de funcionamento, imagem e som nos aparelhos que serão utilizados em conjunto com a equipe da SEJU;

c) habilitar os usuários externos para a utilização das impressoras;

d) disponibilizar acesso wi-fi aos visitantes e convidados(as) do evento/solenidade de posse, mantendo servidor(a) no local do evento para eventual demanda;

e) realizar os ajustes necessários às capacidades de transmissão e utilização dos sinais de internet e rede;

f) realizar teste prévio de acesso às plataformas virtuais e transmissão de imagem e som;

g) realizar, em conjunto com ACOM e a TAUD, a transmissão nas plataformas virtuais e sistema de videoconferência;

h) acompanhar a realização dos eventos/solenidade de posse presenciais e nas plataformas virtuais para atendimento e auxílio imediato a qualquer necessidade;

i) disponibilizar servidores(as) para o acompanhamento das necessidades durante todo o evento/solenidade de posse e auxiliar as autoridades na utilização dos equipamentos e conexões.

 IV - Secretaria Judiciária - SEJU/Núcleo de Registro das Sessões e dos Eventos - NURS

a) providenciar a instalação e testes prévios dos equipamentos de som e áudio necessários à
‎realização do evento/solenidade de posse, mantendo servidores para suporte durante a
‎realização do evento;

b) realizar a degravação e transcrição das solenidades, quando necessário;

c) instalar microfones e caixas de som, conforme solicitado;

d) realizar testes prévios de imagem e som presenciais e de apresentação de material digital;

e) realizar a transmissão do Hino Nacional Brasileiro e de qualquer outra peça musical solicitada
‎pela Presidência;

f) realizar, em conjunto com a ACOM e a SETI, a transmissão nas plataformas virtuais e sistema de videoconferência;

g) realizar a sonorização e acompanhar todo o evento;

h) realizar a gravação do áudio do evento para registro histórico documental.

V - Subsecretaria do Órgão Especial e Plenário - UPLE:

a) realizar a convocação dos(das) magistrados(as) para as Sessões Solenes ou comemorativas;

b) orientar a indicação dos assentos;

c) auxiliar na Sala de Togas.

VI - Subsecretaria do Pró-Social, Benefícios e Assistência à Saúde - UBAS:

a) providenciar serviço para atendimento de emergência durante toda a realização do evento/solenidade de posse e recepção, bem como o acionamento do serviço de ambulância quando necessário, até informação do encerramento do evento pelo Cerimonial.

 VII - Assessoria de Comunicação - ACOM:

a) desenvolver modelos de convites, placas, cartazes, banners e demais materiais necessários ao evento/solenidade de posse, zelando pela identificação visual do TRF3, conforme solicitado, para aprovação da Presidência;

b) providenciar, quando necessário, a confecção de vídeos institucionais e realizar a apresentação nos eventos/solenidade de posse;

c) providenciar cobertura fotográfica e filmagem do evento/solenidade de posse para manutenção de registro histórico;

d) acompanhar a realização de testes prévios de imagem e som para transmissão do evento/solenidade de posse;

e) realizar, em conjunto com SETI e TAUD, a transmissão de eventos/solenidade de posse ao vivo e híbridos nas plataformas virtuais, sistema de videoconferência, You Tube e redes sociais, conforme o formato do evento/solenidade de posse determinado pela Presidência;

f) realizar a transmissão do Hino Nacional Brasileiro e de outros vídeos e imagens institucionais nas plataformas de eventos/solenidade de posse virtuais;

g) recepcionar e acompanhar as equipes de imprensa de outros órgãos e instituições nos eventos/solenidade de posse;

h) providenciar, em conjunto com a SADI, quando necessário, os serviços de acessibilidade à comunicação com a contratação de tradutores(as) e intérpretes de línguas, inclusive LIBRAS.

§1.º As áreas que estiverem atuando em apoio ao Cerimonial, deverão informar por e-mail (cerimonial@trf3.jus.br), um telefone celular para contato durante o evento/solenidade de posse, via whatsapp, se necessário.

§2.º Ao Gabinete da Presidência (GABPRES) compete expedir os ofícios institucionais a outros Órgãos e Instituições para atendimento das demandas necessárias à realização dos eventos/solenidade de posse.

§3.º As Diretorias dos Foros e os Núcleos Administrativos dos Fóruns das Subseções Judiciárias da 3.ª Região prestarão o apoio necessário à ACER para a realização de eventos/solenidade de posse na Primeira Instância.

Art. 2.º Instituir a Comissão Permanente de Cerimonial - CPCER para auxiliar a Assessoria de Cerimonial e Relações Institucionais - ACER na realização dos eventos e solenidades de posse.

Parágrafo único. A Comissão será composta, preferencialmente, por servidores(as) que já atuaram nas seguintes atividades, contando, com:

I - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para realizarem a recepção nas entradas do edifício onde ocorrerá a solenidade de posse;

II - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para atuarem na mesa de recepção e credenciamento de convidados(as);

III - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para atuarem na mesa de identificação de autoridades;

IV - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para atuarem no controle de acesso ao local do evento/solenidade de posse;

V - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para atuarem no direcionamento e acomodação dos(as) convidados(as);

VI - no mínimo, dois(duas) servidores(as) para atuarem no acompanhamento de autoridades à Sala VIP;

VII - preferencialmente, um(a) servidor(a) com experiência para atuar como Mestre(a) de Cerimônias.

Art. 3.º A ACER abrirá processo seletivo para a escolha dos(as) servidores(as) que atuarão na Comissão Permanente de Cerimonial - CPCER.

Parágrafo único. O prazo para os(as) servidores(as) manifestarem interesse será de cinco dias úteis.

Art. 4.º A nomeação dos membros da comissão ocorrerá com base na lista de servidores(as) interessados(as), indicados em ato próprio da Presidência.

§1.º Será coordenador(a) da Comissão o(a) Assessor(a) do Cerimonial.

§2.º A designação na comissão observará o prazo de um ano, podendo haver a recondução dos membros.

§3.º O(a) servidor(a) nomeado(a), quando convocado(a) pela Assessoria da ACER, poderá ausentar-se das atividades em caso de afastamento por licença médica ou férias ou mediante justificativa do(a) gestor(a) da unidade de lotação.

Art. 5.º Os trabalhos da comissão serão coordenados pelo(a) Assessor(a) da ACER, que definirá:

I - a quantidade de servidores(as) a serem convocados(as) de acordo com as necessidades específicas para a realização de cada evento/solenidade de posse;

II - o horário de início da disponibilidade do(a) servidor(a) à ACER que convocará, por e-mail, podendo corresponder a mínimo de três horas antes do início previsto do evento/solenidade de posse, ou ser ampliado para até cinco horas antecedentes, a depender do local e do formato do evento/solenidade de posse.

Parágrafo único. Caso seja necessário, o(a) coordenador(a) da comissão poderá convidar servidores(as) de outras unidades para auxiliarem nas demandas dos eventos/solenidades de posse, comunicando a Presidência, a Diretoria-Geral e/ou a Diretoria do Foro. 

Art. 6.º As horas trabalhadas, que excederem a jornada de trabalho de oito horas diárias, poderão:

I - ser convertidas em banco de horas, para fins de compensação;

II - ser pagas em pecúnia, condicionado à disponibilidade orçamentária, à ratificação dos valores pela Secretaria de Planejamento, Orçamento e Finanças - SOFI e à conveniência da Administração.

§1.º Para a execução de trabalhos oriundos da realização de eventos e solenidades de posse, deve-se adequar o horário de expediente dos(as) servidores(as), de modo a contemplar o período do evento e evitar, sempre que possível, o pagamento de serviço extraordinário.

§2.º O(a) Assessor(a) da ACER preencherá a ficha individual de frequência do serviço extraordinário, encaminhando-se via SEI à Secretaria de Gestão de Pessoas, após o evento/solenidade de posse, para registro de banco de horas e/ou pagamento em pecúnia, se o caso.

 Art. 7.º Os membros da comissão terão prioridade nas vagas em cursos de aperfeiçoamento na área de Cerimonial e Eventos promovidos pelo Tribunal.

Parágrafo único. O(A) servidor(a), que não é membro da comissão, mas que participou do curso, poderá ser incluído(a) na comissão para atuação nos próximos eventos/solenidades de posse, caso manifeste interesse.

Art. 8.º Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.