RESOLUÇÃO PRES Nº 589, DE 28 DE MARÇO DE 2023.

Regulamenta a utilização do correio eletrônico no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região.

   A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA TERCEIRA REGIÃO, no uso de suas atribuições regimentais,

CONSIDERANDO a Resolução CATRF3R n.º 293, de 17/9/2007, que estabelece a utilização de correio eletrônico na 3.ª Região;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 278, de 15/2/2012, que regulamenta a utilização do correio eletrônico no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO a Instrução Normativa 37-06, implantada pela Resolução PRES n.º 294, de 19/8/2019, que trata da Política de Segurança de Tecnologia da Informação da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO a Portaria PRES n.º 2325, de 11/8/2021, dispondo sobre a migração da solução de correio eletrônico, o Microfocus Groupwise, para a solução em nuvem Office 365;

CONSIDERANDO a necessidade de atualização e adequação das antigas normas regulamentares de utilização do correio eletrônico corporativo para a nova realidade em nuvem;

CONSIDERANDO o expediente SEI n.º 0187515-83.2021.4.03.8000,

R E S O L V E:

Art. 1.º O uso do Office 365 na Justiça Federal da 3.ª Região fica disciplinado por esta resolução.

Art. 2.º Compete à Secretaria de Tecnologia da Informação – SETI disponibilizar aos usuários o acesso corporativo ao Office 365 e seus aplicativos correlatos.

Art. 3.º O acesso corporativo ao Office 365 é disponibilizado somente aos magistrados e servidores ativos da Justiça Federal da 3.ª Região, sendo vedado seu uso por colaboradores, terceirizados, estagiários, cedidos e aposentados.

§ 1.º Serão disponibilizadas caixas postais compartilhadas para utilização das unidades organizacionais, campanhas ou serviços da Justiça Federal da 3.ª Região, restando sua deliberação à SETI.

§ 2.º O pedido de caixa postal compartilhada deve observar a Ordem de Serviço Pres n.º 4, de 1º/6/2017, que dispõe sobre a criação de endereço eletrônico das unidades/serviços na Justiça Federal da 3ª Região, bem como suas alterações posteriores.

Art. 4.º Para os efeitos desta resolução, consideram-se as seguintes definições:

I - Office 365: serviço da empresa Microsoft que reúne, na nuvem, conjunto das ferramentas integradas de produtividade de escritório, por exemplo, Word, Excel, PowerPoint, serviço de correio eletrônico (Outlook, Exchange) e serviço de armazenamento de arquivos (OneDrive);

II - Caixa postal: repositório de mensagens de correio;

III - Endereço de correio eletrônico: designação por meio da qual se identifica a caixa postal de uma unidade administrativa/judiciária ou de um usuário do serviço de correio eletrônico;

IV - Serviço de correio eletrônico: serviço de envio, recebimento e armazenamento de mensagens eletrônicas com o propósito de promover a comunicação entre os usuários, assegurando a troca de mensagens entre usuários da 3.ª Região, e destes com pessoas externas;

V - E-mail: conjunto de informações em formato digital encapsuladas em invólucro virtual em que constam, no mínimo, os endereços de correio eletrônico do destinatário e do remetente da mensagem;

VI - Mensagem: informação criada, enviada, recebida, lida ou armazenada, com ou sem anexo, por meio do serviço de correio eletrônico;

VII - Grupo de distribuição: agrupamento de diversos endereços de correio eletrônico em um único que, uma vez inserido como destinatário de uma mensagem, permite a distribuição desta a todas as caixas postais integrantes do grupo;

VIII - Armazenamento local: arquivo usado para armazenar cópias de mensagens, eventos de calendário e outros itens de correio eletrônico sob a gestão direta do usuário;

IX - Caixa corporativa de e-mail: caixa postal de e-mail compartilhada;

X - Usuário: pessoa autorizada a acessar os sistemas e serviços disponíveis na rede de computadores da Justiça Federal da 3.ª Região, por meio de uma credencial de acesso do usuário ativa e senha;

XI - Gestor da informação: servidor, unidade ou estrutura ad hoc que, no exercício de suas competências, seja responsável pela produção de informações, pela definição de requisitos de soluções de tecnologia da informação ou pelo tratamento, ainda que temporário, de informações de propriedade de pessoa física ou jurídica entregues à Justiça Federal da 3.ª Região;

XII - Duplo fator de autenticação: recurso que acrescenta uma camada adicional de segurança para o processo de login da conta, exigindo que o usuário forneça duas formas de autenticação;

XIII - OneDrive: serviço de armazenamento de arquivos em nuvem da empresa Microsoft, que funciona como uma biblioteca individual onde se pode armazenar, sincronizar diversos dispositivos pessoais, compartilhar arquivos e editar documentos do Office simultaneamente com outras pessoas;

XIV - Biblioteca de documentos: local na nuvem para armazenar arquivos e pastas das unidades de negócio, com o objetivo de promover a colaboração e produtividade dentro e fora da Justiça Federal da 3.ª Região, bem como permitir o acesso de qualquer dispositivo a qualquer momento;

XV - Nuvem: ambiente de armazenamento e processamento externo constituído de rede de servidores remotos que armazenam e gerenciam dados, executam aplicativos ou fornecem conteúdo ou serviços, como transmissão de vídeos, webmail, software de produtividade ou mídias sociais.

Art. 5.º O Office 365 destina-se exclusivamente ao serviço da Justiça Federal da 3ª Região, cabendo aos usuários zelarem pelo seu uso adequado.

§ 1.º Ao utilizar o Office 365, o usuário deve aceitar as políticas de privacidade, segurança e armazenamento da Microsoft para este serviço.

§ 2.º As informações contidas nas caixas postais são consideradas institucionais para todos os fins.

Art. 6.º É vedada ao usuário a utilização do serviço de correio eletrônico corporativo para:

I - Acessar caixas postais de outros usuários ou setores, sem autorização prévia;

II - Praticar crimes e infrações de qualquer natureza;

III - Executar ações nocivas contra outros recursos computacionais ou de redes;

IV - Distribuir material obsceno, pornográfico, ofensivo, preconceituoso, discriminatório, ou de qualquer forma contrária à lei;

V - Disseminar anúncios publicitários, mensagens de entretenimento e mensagens do tipo “corrente”, vírus ou qualquer outro tipo de programa de computador que não seja destinado ao desempenho de suas funções;

VI - Emitir comunicados gerais com caráter eminentemente associativo, sindical ou político-partidário;

VII - Executar outras atividades lesivas, tendentes a comprometer a intimidade de usuários, a segurança e a disponibilidade do sistema, ou a imagem institucional;

VIII - Utilizar o sistema de correio eletrônico para fins não autorizados e habilitados explicitamente ou, ainda, que não estejam de acordo com os interesses da Justiça Federal da 3.ª Região.

Art. 7.º O Office 365 armazenará os arquivos na nuvem da Microsoft, fora do centro de processamento de dados do Tribunal, conforme contrato de prestação de serviços.

§ 1.º Os arquivos e informações armazenados na nuvem estão sob a guarda da Microsoft e sob a responsabilidade do próprio usuário como gestor da informação.

§ 2.º Os arquivos poderão ser recuperados pelo próprio usuário no prazo de até noventa dias, salvo se excluídos definitivamente.

§ 3.º A SETI não realizará cópia de segurança (backup) dos arquivos armazenados na nuvem da Microsoft, cabendo ao usuário a realização de cópia de segurança dos arquivos individuais.

Art. 8.º O usuário com vínculo ativo e com credencial de acesso ativa terá direito a um espaço de armazenamento estabelecido pela SETI, conforme os limites definidos pela Microsoft, para guarda de arquivos de trabalho.

Art. 9.º O usuário com credencial de acesso ativa poderá utilizar o Office 365 fora das dependências da Justiça Federal por meio do portal http://www.office.com ou mediante aplicativo instalado pelo próprio usuário em seus dispositivos articulares, tais como: smartphones, tablets, notebooks e desktops.

§ 1.º As instruções para acesso e utilização do Office 365, do OneDrive e do serviço de correio eletrônico estão disponíveis na intranet do Tribunal.

§ 2.º Para o acesso ao Office 365, pode ser exigido o uso de duplo fator de autenticação.

§ 3.º Os requisitos mínimos de hardware para instalação e utilização do Office 365, do OneDrive e do serviço de correio eletrônico são os definidos pela Microsoft em seu site oficial na internet.

Art. 10 O suporte da SETI para instalação, utilização e resolução de problemas de acesso ao Office 365, inclusive ao OneDrive e ao serviço de correio eletrônico, é limitado às orientações prestadas por meio de chamados no callcenter.

Parágrafo único. É vedado à SETI realizar a instalação, configuração e compatibilização das ferramentas em dispositivos particulares.

Art. 11 O usuário é o responsável por todo conteúdo que armazenar no Office 365, inclusive no OneDrive, e no serviço de correio eletrônico, estando sujeito às sanções estabelecidas na Instrução Normativa 37-06, que trata da Política de Segurança de Tecnologia da Informação da Justiça Federal da 3ª Região.

Art. 12 O ambiente de correio eletrônico possui sistema de filtragem e bloqueio de mensagens não desejadas conhecidas como SPAM, como por exemplo, correntes, propagandas entre outros.

Parágrafo único. A filtragem mencionada no caput é feita por software especializado em segurança de correio eletrônico e a análise de conteúdo é realizada sem interferência humana.

Art. 13 Os administradores do Office 365, do OneDrive e do serviço de correio eletrônico são definidos pela SETI.

Parágrafo único. Cabe aos administradores do serviço de correio eletrônico excluírem caixas postais que estejam em desuso por mais de 6 (seis) meses ou quando houver a extinção da respectiva unidade organizacional.

Art. 14 Os administradores do Office 365 poderão ter acesso ao conteúdo armazenado na nuvem mediante autorização da Presidência do Tribunal ou atendimento de ordem judicial.

Art. 15 O acesso ao Office 365 encerrará no prazo de 30 (trinta) dias corridos quando não mais forem atendidos os requisitos do Art. 3º.

Parágrafo único. Antes do encerramento do seu acesso ao Office 365, o usuário fica responsável por fazer cópias das informações que se encontrarem na nuvem da Microsoft, inclusive os itens de sua caixa postal de e-mail, que serão excluídas da nuvem com o encerramento do acesso.

Art. 16 O OneDrive pode ser utilizado como ferramenta de trabalho por meio das bibliotecas de documentos, onde o usuário criador e/ou disponibilizador do conteúdo é o responsável pela informação compartilhada.

Parágrafo único. São vedados sincronismos dos diretórios entre a rede da Justiça Federal com os recursos do OneDrive vinculado à conta institucional do usuário.

Art. 17 Os casos não previstos nesta norma serão analisados, em conjunto, pela equipe de Administradores do correio eletrônico e Comissão Local de Segurança da Informação (CLSI), e posteriormente submetidos à apreciação da Presidência.

Art. 18 Revogam-se as Resoluções PRES N.º n.º 278, de 15/2/2012, n.º 290, de 16/5/2012, e n.º 18, 18/4/2016.

Art. 19 Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.