DIÁRIO ELETRÔNICO DA JUSTIÇA FEDERAL DA 3ª REGIÃO

Edição nº 34/2024 - São Paulo, quarta-feira, 21 de fevereiro de 2024

TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 3ª REGIÃO

PUBLICAÇÕES ADMINISTRATIVAS

Presidência

SEI/TRF3 - 10589416 - Ordem de Serviço PRES
Ordem de Serviço PRES Nº 40, DE 19 DE fevereiro DE 2024.

Dispõe sobre os procedimentos e diretrizes para incorporação de acervos de Memória da Justiça Federal da 3.ª Região.

A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 3.ª REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais,

CONSIDERANDO o disposto na Resolução CNJ n.º 324, de 30/6/2020, que instituiu diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental do Poder Judiciário e dispondo sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname;

CONSIDERANDO a necessidade de atendimento à Resolução CJF n.º 714, de 17/6/2021, que dispôs sobre o Programa de Gestão Documental e Memória da Justiça Federal de 1.º e 2.º graus, observadas as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário - Proname e seus instrumentos;

CONSIDERANDO a relevância do acervo histórico e a necessidade de preservação da memória institucional e do patrimônio cultural, material e imaterial, da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO a imprescindibilidade da difusão do trabalho da Justiça Federal à sociedade;

CONSIDERANDO a Portaria PRES n.º 3.077, de 4/5/2023, que constituiu a Comissão de Gestão de Memória da 3.ª Região – COGEM;

CONSIDERANDO a Resolução PRES n.º 691, de 19 de fevereiro de 2024, dispondo sobre a unificação da Memória da Justiça Federal da 3.ª Região, instituindo o Centro de Memória Institucional da JF3R e dando outras providências;

CONSIDERANDO os expedientes SEI n.ºs 0003600-57.2023.4.03.8001 e 0029572-32.2023.4.03.8000,

RESOLVE:

Art. 1.º Estabelecer diretrizes e procedimentos para a incorporação de acervos de memória à reserva técnica da Justiça Federal da 3.ª Região, com vistas à preservação, à difusão e ao acesso à história e à cultura.

Art. 2.º Para efeitos desta ordem de serviço, considera-se:

I - Acervo de Memória: conjunto de documentos, processos, fotografias, objetos, mídias, registros audiovisuais e outros materiais de valor histórico, cultural e social que representem a memória e a identidade da Justiça Federal da 3.ª Região, independentemente do suporte;

II - Doador: pessoa física ou jurídica que realiza a entrega voluntária de acervo de memória à Comissão de Gestão de Memória da 3.ª Região - COGEM.

Art. 3.º Podem ser objeto de incorporação acervos de memória que possuam pertinência e relevância histórica, cultural ou social à JF3R.

Parágrafo único. Os acervos incorporados devem estar de acordo com a missão e os objetivos, que consistem na preservação da memória, na divulgação do patrimônio cultural e na promoção do conhecimento.

Art. 4.º A incorporação de acervos pelo MEMO3R fica sujeita à manifestação prévia da equipe técnica multidisciplinar da COGEM, cujo relatório de avaliação deverá considerar os seguintes critérios:

I - pertinência - os documentos deverão estar alinhados com os princípios, diretrizes e objetivos do MEMO3R;

II - legalidade - o doador, representante ou de unidade interna ou de instituição responsável pela transferência de guarda, deverá ter autoridade legal para realizar o negócio jurídico;

III - originalidade - serão incorporados ao acervo documentos originais, de forma que a incorporação de documentos em cópia será analisada e se dará em caráter excepcional;

IV - raridade - em caso de acervo bibliográfico, serão consideradas somente obras de importância para a memória institucional, sendo certo que a doação de outras obras que não se enquadrem neste fundamento deverá ser tratada diretamente com a Biblioteca – JF3R;

V - estado de conservação - serão incorporados documentos e objetos que não apresentem perigo de contaminação por agentes biológicos, químicos ou outros considerados prejudiciais a usuários, profissionais e ao acervo em geral, sendo certo que documentos que necessitem de restauração serão analisados e incorporados em caráter excepcional;

VI - viabilidade - será considerado o impacto da aquisição na área de guarda e conservação e, por consequência, objetos de grandes dimensões somente serão incorporados ao acervo caso sejam particularmente relevantes.

Art. 5.º Ficam estabelecidas as seguintes modalidades de incorporação de acervo ao MEMO3R:

I - por doação, relativa ao recebimento de acervos pertencentes a pessoas físicas ou jurídicas, à exceção de instituições afins à atividade judicial ou representativas de classe de magistrados(as) ou servidores(as);

II - por transferência de guarda, relativa ao recebimento de acervos oriundos de órgãos internos da JF3R, instituições afins à atividade judicial ou representativas de classe de membros, magistrados(as) ou servidores(as).

Parágrafo único. Sem prejuízo do disposto nos incisos deste artigo, formas diversas de incorporação de acervo poderão ser analisadas pela COGEM, no momento de sua proposição.

Art. 6.º O interessado em realizar a doação de acervo poderá enviar um e-mail à caixa postal da Comissão de Gestão de Memória da 3.ª Região: trf3-cogem@trf3.jus.br.

§ 1.º A proposta de doação deve conter informações detalhadas sobre o acervo, sua origem, relevância histórica e cultural, bem como as condições de doação.

§ 2.º A Comissão analisará a proposta de doação e comunicará ao doador sua decisão, podendo solicitar informações adicionais, se necessário.

Art. 7.º Ficam estabelecidas as seguintes diretrizes para a incorporação de acervo pelo MEMO3R:

I - não serão aceitas doações ou transferências de guarda de documentos ou bens entregues diretamente no MEMO3R ou que não observem o disposto nesta Ordem de Serviço;

II - o processo para incorporação de documentos ou bens será iniciado a partir do recebimento de comunicação, preferencialmente por meio eletrônico de pessoa ou representante da unidade interessada em realizar a respectiva doação ou transferência de guarda;

III - a COGEM verificará se o item atende às especificações dos critérios para incorporação elencados no art. 3.º desta Ordem de Serviço, bem como dimensioná-lo;

IV - todo o procedimento de incorporação de acervo deverá ser autuado em procedimento administrativo a ser instaurado a partir de manifestação da COGEM;

V - a formalização de incorporação de acervo pela modalidade doação dar-se-á por meio de instrumento próprio constante do Anexo I;

VI - na formalização de incorporação de acervo pela modalidade transferência de guarda, a unidade ou instituição custodiante deverá formalizar a transferência por meio de ofício contendo informações sobre a identificação do acervo e demais apontamentos que julgar relevantes;

VII - a entrega do acervo deverá ser acompanhada de instrumento descritivo contendo informações quanto à sua identificação, procedência, dimensionamento e unidade de acondicionamento;

VIII - a transferência da custódia física do acervo a ser incorporado será de responsabilidade do doador ou da unidade ou instituição custodiante, ressalvadas situações específicas que deverão ser analisadas pela COGEM.

Art. 8.º Os acervos incorporados serão preservados e disponibilizados para consulta, pesquisa e exposição.

Parágrafo único. O acesso e a reprodução do acervo custodiado pelo MEMO3R observarão os critérios contratuais e de preservação previstos na Resolução PRES n.º 691, 19 de fevereiro de 2024, bem como aqueles atinentes às boas práticas de gestão documental e de memória.

Art. 9.º O MEMO3R deverá zelar pela preservação de informações pessoais, nos termos da Lei de Acesso à Informação.

Art. 10 Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

Publique-se. Registre-se. Cumpra-se.

ANEXO I

Termo de Doação de Acervo n.º

Comissão de Gestão de Memória da 3.ª Região

Eu,_________________________________________________________,

RG._________________, CPF____________________, residente: ________________________________________________, formalizo, por meio deste termo, a doação ao acervo da Justiça Federal da 3.ª Região, do(s) item(ns) abaixo descrito(s):

#ITEM

Declaro, ainda, como proprietário do(s) referido(s) item(ns), que está(ão) livre(s) de ônus, estando a Justiça Federal da 3.ª Região isenta de quaisquer restrições patrimoniais e financeiras.

Estou ciente de que, a partir desta data, a Justiça Federal da 3.ª Região deterá a plena propriedade do(s) item(ns) doado(s) e que, após a avaliação do material, ficará autorizada a incorporar ao seu acervo, utilizar e divulgar o(s) item(ns) em exposições, publicações e quaisquer outros tipos de divulgação realizadas, apoiadas e/ou patrocinadas pelo Centro de Memória, bem como a descartar o que não for conveniente ao seu acervo, direcionando-o(s) a outra instituição ou público interessado.

São Paulo, _____ de ___________ de 20__.

Ciente,

Documento assinado eletronicamente por Marisa Ferreira dos Santos, Desembargadora Federal Presidente, em 19/02/2024, às 18:54, conforme art. 1º, III, "b", da Lei 11.419/2006.

A autenticidade do documento pode ser conferida no site http://sei.trf3.jus.br/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0 informando o código verificador 10589416 e o código CRC 3C21FC5D.