Eliminação de autos findos, digitalização, análise e disponibilização de documentos históricos estão entre as ações

A Justiça Federal em São Paulo (JFSP), por meio da Divisão de Gestão Documental (DUGE), divulgou as ações adotadas nos últimos 12 meses que integram o Plano de Gestão Documental, previsto na Ordem de Serviço DFORSP nº 71/2025. 

Conforme determinado pelo normativo, processos físicos cíveis destinados à guarda permanente e processos criminais desarquivados e virtualizados pela Central de Digitalização devem ser armazenados no galpão da Justiça Federal, localizado na 44ª Subseção Judiciária em Barueri. 

Os processos virtualizados no Projeto 100% PJe, excluídos aqueles de guarda permanente, devem ser objetos de seleção antecipada para eliminação. 

Equipe de trabalho na unidade da Avenida Presidente Wilson (Fotos: DUGE) 

Quando o processo que trata de matéria considerada de grande valor para a sociedade ou para a instituição é identificado, fica facultada a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental (CPAGD-SP) para guarda permanente dos autos físicos digitalizados. 

O normativo ainda prevê procedimentos para gestão e eliminação de processos extintos pelo Programa Simplificado de Extinção das Execuções Fiscais (PSE Fiscal), agravos de instrumento, documentos administrativos, fragmentação e descarte. 

O diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo, juiz federal Paulo Cesar Conrado, ressaltou a importância do Plano de Gestão Documental e dos trabalhos desenvolvidos.   

“A concepção e implantação do plano, com interpretação e aplicação proativa da normatização, além da disponibilização de cursos e ferramentas na intranet para facilitar o trabalho, foi pensado não só para esta gestão, mas como método perene na busca da diminuição dos mais de 3,5 milhões de processos passíveis de eliminação, com vistas à conclusão em prazo futuro razoável”, disse o juiz.  

O magistrado ressaltou a organização e os resultados positivos até o momento. “Também projetamos, a médio prazo, a contratação de empresa especializada para auxílio e incremento de produtividade na gestão documental, sem perder de vista a preservação da história da instituição.” 

Para a coordenadora da CPAGD-SP, juíza federal Alessandra de Medeiros Nogueira Reis, a gestão dos processos é um trabalho que demanda muita atenção e cuidado. “Também falamos de gerir o espaço e de cuidados com o meio ambiente. É preciso fazer uma triagem cuidadosa, checando se os processos atendem às normativas antes de serem eliminados.” 

Quanto aos processos históricos, a magistrada acrescentou que “o tipo de litígio reflete um período histórico e, por isso, a inclusão na plataforma AtoM deve ser cada vez mais ampliada”. 

Eliminação de autos findos 

No período de abril de 2024 a abril de 2025, um volume de documentos equivalente a 33 toneladas de papel foi doado a cooperativas de catadores de materiais recicláveis.  

O material, composto por processos judiciais findos e documentos administrativos com temporalidade cumprida, foi fragmentado para descaracterização das informações registradas. 

A medida faz parte da política de gestão documental prevista na Resolução nº 324/2020 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e na Resolução nº 886/2024 do Conselho da Justiça Federal (CJF). 

O montante eliminado era constituído por parte dos papéis oriundos de 61.374 processos findos analisados e por 6.343 caixas com documentos administrativos. 

Com o incremento dos procedimentos e da força de trabalho com estagiários, se contabilizado o trabalho nos últimos 15 anos, foram eliminados mais de 45% de processos e mais de 83% de documentos administrativos em apenas um ano. 

A eliminação, além de atender à destinação ambientalmente correta por meio da reciclagem e da logística reversa, possibilita a economia de recursos para guarda de acervo e otimização de espaços. 

Processos eliminados são fragmentados e doados para reciclagem 

Análise e disponibilização de documentos históricos 

Processos de 1821 a 1937 também foram analisados no Laboratório de Pesquisa Filológica da Justiça Federal (Filojus). 

Durante as atividades, há exposição a agentes insalubres advindos de enchentes, problemas de armazenamento e até infestações de insetos nas caixas onde os documentos estão acondicionados. Por esta razão, quem realiza os trabalhos deve utilizar acessórios de proteção. 

Em um ano de atividade, foram digitalizados 533 processos; publicadas 421 descrições na plataforma AtoM, software desenvolvido para armazenamento, difusão e descrições arquivísticas baseada em normas internacionais; e realizadas 48 transcrições paleográficas. 

Documentos históricos são higienizados e digitalizados 

Na página www.acervo.trf3.jus.br , pesquisadores, estudantes e demais interessados em conteúdo histórico encontram documentos permanentes da JFSP e do Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3).  

No local, é possível ter acesso a descrições arquivísticas de autos judiciais no caso de julgamentos de relevância sociocultural, além de outros tipos de documentos de guarda permanente. 

Muitos processos antigos estão contaminados por agentes insalubres

Capacitação de servidores 

Nos meses de setembro e outubro do ano passado, 107 servidores de varas, comissões setoriais e setores administrativos participaram de cursos de capacitação na área de gestão documental. 

Foram abordados assuntos relacionados a análise, guarda, destinação e eliminação de documentos administrativos e processos judiciais. 

Uma nova turma de servidores deve passar por treinamento entre junho e agosto deste ano. 

Além disso, a JFSP disponibilizou um passo a passo para os servidores com informações sobre como fazer a gestão de documentos administrativos, processos judiciais e autos virtualizados. 

Desarquivamento de autos 

A partir de outubro deve acontecer o desarquivamento diário, pela empresa contratada atualmente para guarda, de 60 mil pastas de processos, sem custos. 

O procedimento segue os termos da Ordem de Serviço DFORSP 71/2025, que estabeleceu o Plano de Gestão Documental. Poderão ser desarquivados os processos de guarda permanente, que deverão ser acondicionados em caixas poliondas visando sua preservação e posterior transferência para o galpão em Barueri. 

Também está sendo planejado o desarquivamento de cerca de 450 mil processos do PSE Fiscal. 

Galpão da Presidente Wilson 

“Estamos analisando a capacidade de recepção no galpão da Presidente Wilson, visto que a eliminação dos processos depende de publicação de editais e liberação de espaço para guarda permanente em Barueri”, disse a diretora da DUGE, Ruth Lima Villar. 

Exposição 

Outra iniciativa da área é a criação de uma exposição permanente e itinerante com os principais documentos históricos da JFSP. 

“Estamos em busca de parcerias com instituições interessadas no tema e que desejem contribuir ou mesmo financiar as ações deste projeto. Destacamos instituições como a Universidade de São Paulo, o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada e a Receita Federal”, disse Ruth. 

Equipe de servidores e estagiários da gestão documental 

Para a concretização do projeto, já foram iniciadas pesquisas no acervo do Museu Histórico da JFSP (produzido antes de 1973) e, em paralelo, selecionadas ações judiciais relevantes para a sociedade e que se tornaram notórias. 

Assessoria de Comunicação Social do TRF3 

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