Programa SIGA irá processar documentos e processos administrativos da Justiça Federal da 3ª Região. Aplicação será gradual e progressiva a partir de amanhã (16/12)

O Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3) implanta a partir desta sexta-feira (16/12) o Processo Administrativo Eletrônico nas unidades da Justiça Federal de 1º e 2º Graus de São Paulo e Mato Grosso do Sul que tem por finalidade ser um sistema informatizado integrado que possibilite a gestão de documentos administrativos.

A iniciativa busca reduzir burocracias e viabilizar a implementação de estratégias que permitam atender às metas de gestão do Poder Judiciário, especificamente à Meta Nacional 9 de 2011, que determina “implantar processo eletrônico judicial e administrativo em 70% das unidades de primeiro e segundo grau até dezembro de 2011”.

O Processo Administrativo Eletrônico é regulamentado pela Resolução 267/2011 da presidência do TRF3 e determina a adoção do Sistema Integrado de Gestão Administrativa (SIGA), que teve experiência bem sucedida na Justiça Federal da 2º Região. Além de agilizar os trabalhos, o sistema deve contribuir para a redução do uso de papel e do arquivamento de documentos.

Etapas

A aplicação do SIGA será feita de forma gradual e progressiva, com início a partir de 16 de dezembro de 2011. Na primeira etapa, que vai até o dia 29 de janeiro de 2012, o sistema estará disponível para registro, produção e tramitação de documentos, atos e processos administrativos.

O uso do SIGA será obrigatório a partir da segunda fase, que compreende o período de 30 de janeiro a 31 de maio de 2012. Nesta etapa, ofícios, memorandos, informações e atas de reuniões deverão serão produzidos no sistema.

A partir de 1º de junho, já na terceira etapa, passa a ser obrigatória a utilização do SIGA para a produção de qualquer documento, ato ou processo administrativo. Será obrigatória também a sua tramitação eletrônica no caso de documento não vinculado a processo já iniciado em suporte físico.

Certificação digital

No SIGA, os documentos, atos e processos administrativos deverão ser assinados com certificação eletrônica. Os gestores de cada unidade da Justiça Federal da 3ª Região terão a certificação digital, bem como seus subordinados.

Documentos, atos e processos administrativos já iniciados no suporte físico, devem tramitar e ser concluídos em papel. O mesmo se aplica aos eletrônicos. Não será permitido o uso misto de sistemas. O formato e parâmetros dos documentos estarão disponíveis na página do Processo Administrativo Eletrônico na intranet do TRF3.

Composição

Para coordenar a implantação e acompanhamento do SIGA e atuar nas decisões relativas ao sistema serão instituídos o Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico, o Comitê de Usuários e de Padronização de Documentos e Informações e o Comitê de Aculturação e Treinamento.

Caberá ao Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico coordenar, controlar e estabelecer a ordem de prioridades atinentes à execução das ações e das atividades destinadas à implantação e desenvolvimento do SIGA.

O Comitê de Usuários e de Padronização de Documentos e Informações será responsável por avaliar e homologar as funcionalidades do SIGA nas diversas unidades da Justiça Federal da 3ª Região. O comitê deverá receber eventuais problemas, ajustes, críticas, solicitações, sugestões, melhorias, novas funcionalidades, desenvolver e propor soluções que permitam o melhor aproveitamento do SIGA.

Quanto ao Comitê de Aculturação e Treinamento, sua atuação será na elaboração e na formatação dos cursos e treinamentos dos usuários do SIGA e da equipe que fará o atendimento, o suporte e o apoio técnico. Também será responsável por fazer a divulgação do sistema, de modo a criar a cultura necessária a sua aceitação e acolhimento.

A implantação do Processo Administrativo Eletrônico será gerenciada pela Subsecretaria de Projetos de Tecnologia da Informação (UPTI), sob coordenação direta do Comitê Gestor do Processo Administrativo Eletrônico. Já a manutenção do SIGA caberá à Divisão de Sistemas Administrativos e Apoio (DSAP).

Esclarecimentos de dúvidas

As informações relativas à implantação do Processo Administrativo Eletrônico serão disponibilizadas na respectiva página da intranet. Reclamações, sugestões ou críticas poderão ser encaminhadas pelo e-mail siga@trf3.jus.br.

Assessoria de Comunicação

Confira no material anexo a íntegra da Resolução