Doação se refere a autos e documentos administrativos findos, visa a racionalização do espaço físico e tem caráter socioambiental

O Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3) vai doar, até dezembro de 2015, cerca de 8,5 toneladas de papéis de processos judiciais, registros e arquivos administrativos com temporalidade cumprida para descarte à Cooperativa de Produção, Coleta, Triagem e Beneficiamento de Materiais Recicláveis de São Mateus (Cooperleste), localizada na zona leste da cidade de São Paulo.

Desse montante, 5.422 quilos de papel (116 metros lineares) foram destinados à entidade em fevereiro. No momento, há dois editais em fase de consulta para interessados que desejarem requerer à Divisão de Arquivo e Gestão Documental do tribunal (DAGE) os documentos que desejarem preservar até o dia 27 de novembro.

Os últimos editais se referem a documentos administrativos e a 1.203 mandados de segurança findos e aqueles que foram arquivados entre os anos de 1998 e 1999. A medida segue a Resolução 318/2014, do Conselho da Justiça Federal e a Resolução 55/2015 do TRF-3, assinada pelo presidente do TRF3, desembargador federal Fábio Prieto.

A ação também faz parte dos métodos adotados pela Comissão Permanente de Avaliação e Gestão Documental do TRF3 (CPAGD) que é responsável por aplicar procedimentos para a guarda ou eliminação de documentos produzidos pela Justiça Federal da 3ª Região.

A medida também está de acordo ainda com as normas de funcionamento do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), e embasada na Lei 8.159/1991 e na Recomendação 37/2011 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Além de ser uma iniciativa de responsabilidade socioambiental, a doação gera renda para 72 famílias de cooperados, formada na sua maioria por mulheres. Desde julho de 2015, o TRF3 firmou um Termo de Compromisso com a Cooperleste pelo período de 24 meses para a doação do papel.

Em 2014, houve a também a doação e eliminação de 2.706 quilos de papel (cerca de 59 metros lineares) em dois lotes. Os procedimentos adotados pela Justiça Federal da 3ª Região visam a melhor organização e arquivamento dos documentos produzidos e, também, a redução de custos com armazenamento desses materiais.

Processo de eliminação

A eliminação de documentos ou o recolhimento ao arquivo permanente são precedidos de análise e seleção criteriosas. A duração de um arquivo e dos documentos segue a Tabela de Temporalidade dos Processos Judiciais e/ou a Tabela de Temporalidade dos Documentos da Administração do Poder Judiciário, disponíveis no portal do Conselho Nacional de Justiça.

O descarte dos autos de ações judiciais transitadas em julgado, processos e documentos administrativos definitivamente arquivados na Justiça Federal da 3ª Região é precedido de publicação de extrato do edital de eliminação em diário oficial do Tribunal e o inteiro teor na página da internet.

Depois da aprovação e publicação do edital, no Diário Oficial da União e no Diário Eletrônico do TRF3, é dado um prazo de 45 dias para que interessados consultem os documentos e processos. Após a consulta, pode ser requerida a guarda definitiva do documento. No caso do silêncio dos interessados, entende-se que não há interesse e o lote de documentos é encaminhado para eliminação.

A Cooperativa recebe os documentos administrativos e processos judiciais findos para fragmentação e reciclagem. Todo o procedimento de separação, análise, publicação, doação e descarte do material é feito pela DAGE, por meio da Seção de Avaliação, Guarda e Eliminação de Documentos com o auxílio da Seção de Arquivo Geral. A medida é necessária para a racionalização do espaço físico dos Setores de Arquivo.

O caráter de responsabilidade ambiental faz da doação do material descartado pelo TRF3 uma ação de cidadania e sustentabilidade. A reutilização e a reciclagem dos materiais preservam recursos naturais empregados no processo de fabricação dos produtos consumidos pela população.

Assessoria de Comunicação Social do TRF3