Ferramenta foi criada pela Incubadora de Soluções Tecnológicas do iJuspLab 

No Tribunal Regional Federal da 3ª Região (TRF3), o Foro da Seção Judiciária de São Paulo administra 55 imóveis em 44 Subseções Judiciárias. Um verdadeiro desafio administrativo. Para a gestão imobiliária dos prédios, a Incubadora de Soluções Tecnológicas – um órgão do iJuspLab que atua como agente de transformação tecnológica no foro paulista – criou o Sistema de Informação Predial.

Antes dele, informações atualizadas e completas sobre os imóveis estavam dispersas entre vários setores e precisavam ser coletadas manualmente. A supervisora da Seção de Apoio da Diretoria Administrativa, Paula Freitas, foi uma das beneficiadas com a instalação do novo sistema. “Eu precisava de sete dias para levantar algumas informações. Hoje, eu consigo em um dia.”

“O sistema é um portal que reúne informações tendo o prédio como o centro de um modelo. Então tem desde o histórico de manutenção dos elevadores até o documento de vistoria do Corpo de Bombeiros”, explica Paula. De forma automática, o programa gera o relatório de inspeção prévia, por meio do qual a Diretoria Administrativa avalia a situação e faz a gestão de cada estrutura. “Eu precisava abrir um relatório, passar para todas as áreas e pedir para os gestores preencherem uma planilha. Então, foi um grande avanço na minha área.”

A supervisora destaca que o Sistema de Informação Predial levou mais segurança à vara paulista. Por meio dele, foi possível criar de um painel de business intelligence (inteligência empresarial) para a área de segurança institucional, com informações atualizadas sobre pontos de vulnerabilidade e de atenção nos edifícios. “Hoje o processo está sendo preparado para atender ao projeto de segurança de todo o TRF da 3ª Região”, que envolve, além de São Paulo, o estado de Mato Grosso do Sul.

Antes e depois

Até o início de 2020, informações sobre os prédios estavam dispersas entre os vários setores da Administração. “Foram os próprios gestores que perceberam a necessidade de organizar as inúmeras informações dos imóveis da Justiça paulista”, lembra Rodrigo Yunoguthi, analista Judiciário e gerente do projeto do TRF3.

O desenvolvimento do Sistema de Informação Predial foi um dos responsáveis pela criação da Equipe de Gestão de Dados, incumbida de disseminar a cultura de gestão de dados na administração do órgão, e da Incubadora de Soluções Tecnológicas, que deu forma ao programa. “Eram muitas planilhas e elas não tinham nenhuma organização. Para juntar tudo aquilo era muito complicado e quem ajudou muito nesse sentido foi a Equipe de Gestão de Dados.”

Depois do sistema, Yunoguthi avalia que a organização administrativa teve ganho qualitativo. “O maior benefício que vejo é, sem dúvidas, a parte de gerenciamento dos edifícios”, afirma. O sistema ajudou também na gestão dos edifícios durante a pandemia. “Era o sistema que estava mais adequado. A gente já tinha muitas informações que ajudaram”, explica Rodrigo. Atualmente, a equipe do projeto trabalha na versão 2.0 do sistema, com uso das mesmas tecnologias utilizadas no Processo Judicial eletrônico (PJe) e inclusão de novas funcionalidades.

O que está disponível?

O Sistema de Informação Predial faz o levantamento de mais de 30 informações diferentes de cada prédio. Com ele é possível saber, inclusive, se um edifício tem estacionamento ou não. “Todas as informações levantadas são centralizadas na administração central”, explica Paula Freitas. Assim, foi possível ter uma visão conjunta e atualizada da situação dos imóveis administrados pela Justiça Federal da 3ª Região. E foram observadas melhorias da gestão de dados e transparência da informação.

Entre os dados, estão: acessibilidade do edifício, informações sobre detectores de metais, salas, câmeras de segurança, setores locados naquele prédio, escadas de incêndio, cofres, placas de braile, entre outros. Também é possível saber se o prédio é alugado ou próprio e a descrição de cada setor instalado. Além disso, as equipes podem, por meio do próprio sistema, relatar erros, dar feedbacks e propor sugestões de melhoria.

Desafios

“Eu sempre tenho que lembrar os gestores de manter os dados do Sistema atualizados”, conta Paula. Essa foi uma dificuldade encontrada pelo tribunal após a instalação do programa. E que ainda prossegue. “A cultura de gestão de dados é necessária para que as informações permaneçam sempre atualizadas no sistema, o que depende da inserção dos dados pelos setores responsáveis.”

Yunoguthi enxerga que a ampliação do sistema pode agregar ainda mais. Mas também aumenta os desafios. “O programa agora vai sair da administração central e vai ter um número maior de pessoas usando, então a gente vai depender muito de como os usuários vão utilizá-lo.”

Saiba mais sobre o Sistema de Informação Predial no Portal de Boas Práticas do Judiciário

Agência CNJ de Notícias

Publicação original: https://www.cnj.jus.br/sistema-de-informacao-predial-aprimora-gestao-de-predios-na-justica-federal-paulista/